Это реальная (немного причёсанная, чтобы никого не подставить) история одной танцевальной студии на 140 учеников. Мы рассказываем её на каждом внедрении, потому что она — идеальная иллюстрация того, как маленькая привычка превращается в катастрофу на ровном месте.
Как всё было устроено «испокон веков»
Вся база учеников, расписание групп и отметки об оплате жили в одном Excel-файле. Файл назывался «база2финалФИНАЛЬНАЯ.xlsx». Хранился он на флешке администратора, потому что «так надёжнее, чем в облаке — никто не сломает интернет и не сотрёт случайно».
Раз в неделю администратор честно копировала файл на рабочий компьютер студии — «на всякий случай». Всё работало годами. Пока не перестало.
Пятница, 18:40. Начало трэша
Администратор случайно открыла файл на телефоне через одно приложение-«просмотрщик таблиц», нажала не туда, сохранила — и формат слетел так, что часть строк с оплатами превратилась в дичайшую кашу из дат в формате 1900-х годов. Флешка при попытке починить файл на другом компьютере благополучно перестала читаться вообще.
Резервная копия на рабочем компьютере студии оказалась недельной давности — а ещё она была защищена паролем, который помнила только уволившаяся три месяца назад предыдущая администратор.
«Я сидела и реально плакала. У меня было ощущение, что я обнулила бизнес человека, который ко мне хорошо относился», — вспоминает администратор студии.
Что произошло в следующие три дня
Без базы студия не могла ответить на простой вопрос: у кого из 140 учеников абонемент заканчивается на этой неделе, а у кого уже неделю как закончился, но занятия ребёнок всё равно посещает «по доброте душевной» педагога.
- Часть родителей продолжала приводить детей на занятия, хотя оплата не прошла ещё в июле — просто никто не мог это проверить.
- Часть родителей, которые исправно платили, получили от расстроенной администратора сообщение «уточните, пожалуйста, оплачивали ли вы август» — и восприняли это как «нас подозревают», что не добавило тепла в отношениях.
- Педагоги две репетиции провели по памяти, кто вообще должен был прийти — расписание групп тоже жило в том же файле.
За выходные ушли четыре семьи — не потому что студия плохая, а потому что «там как будто бардак, мы понервничали». Резонно.
Что должно было случиться и что случилось на самом деле
По-хорошему, у любого центра, который завязан на один локальный файл на одном устройстве без версионирования и без доступа с телефона у второго человека — это вопрос не «если», а «когда». Здесь совпало сразу три классических промаха: единственная копия данных, отсутствие доступа у второго сотрудника и нулевая история изменений, по которой можно откатиться назад хотя бы на день.
Собственница студии наняла нас в понедельник утром — восстанавливать пришлось буквально по чекам в WhatsApp и памяти двух педагогов, кто на что записан.
Что изменилось после перехода на OkuuTrack
Занимало восстановление базы данных около двух дней — сверяли чеки, переписки, вспоминали вместе с педагогами составы групп. Дальше стало скучно в хорошем смысле:
- База учеников и оплат живёт в одном месте, доступном с любого устройства у любого сотрудника с нужными правами — не нужно гадать, у кого «последняя версия файла».
- Кто просрочил абонемент — видно сразу в списке, без сверки вручную.
- История изменений сохраняется — если кто-то случайно испортит запись, можно посмотреть, что было раньше, а не разводить руками.
Спустя два месяца из четырёх ушедших семей вернулись две — просто когда увидели, что расписание и оплаты снова «бьются» без вопросов «а вы точно платили?».
Мораль этого кейса простая: дело не в том, что Excel — это плохо. Дело в том, что бизнес, который держится на одной флешке в одном кармане, держится на честном слове. Попробуйте OkuuTrack бесплатно 14 дней — и посмотрите, что чувствуется, когда база учеников больше не зависит от того, доехала администратор до работы с флешкой или нет.